شركتهایی كه به دنبال سرعت، نوآوری و تمركز بیشتر بر روی ایجاد ارزش برای مشتری هستند، كار چابك را نه فقط برای بخشهای فناوری اطلاعات، بلكه برای كاركردهای سازمان در اولویت قرار داده اند. در حقیقت شرکتهایی که در تمام سازمانهای خود چابک را به طور جامع پذیرفته اند، از موفق ترین شرکت ها هستند.
ذهنیت چابک همیشه دارای مزایای قابل توجهی است، اما این موارد خصوصاً در این دوره عدم اطمینان تاثیرگذار هستند. به دلایل زیر:
- چابکی ریتم و سرعت را برای کار فراهم می کند. وقتی همه چیز مبهم است و احساس میشود که هیچ چیز قطعی نیست، چابک الگوهای منظمی را برای پیشبرد کار فراهم می کند. این که آیا شما هر روز در یک جلسه مجازی با تیم خود شرکت میکنید و یا هر هفته با هم کار خود را مرور می کنید، این روش ها برای وضعیت روحی شما مثبت هستند و احساس یک کار عادی را برای شما ارمغان می آورند.
- چابکی امکان تغییر سریع را فراهم می کند. وقتی سازمان ها باید سریعاً اولویت ها، رویکردها یا محتوای کار را تنظیم کنند، چابکی روشی مناسب است. از روش چابک برای “شکستن ” کار استفاده کنید و آن را به واحدهای کوچک تقسیم کنید. تکمیل وظایف یه صورت جزء جزء فرصتی برای اصلاحات بیشتر در طول دوره را فراهم می کند. وقتی اوضاع تغییر می کند – همانطور که به طور منظم از طریق بحران ویروس کرونا تغییر می کند – چابک امکان جابجایی آسان را فراهم می کند زیرا کار در قسمت های کوچکتر و در سررسید های کوتاه تر برنامه ریزی شده است.
- چابکی توان شما را افزایش میدهد. یکی دیگر از ویژگی های بارز چابکی، تیم ها و اعضای تیم هستند که در لحظه تصمیم می گیرند تا اینکه اجازه بگیرند یا منتظر بمانند تا مدیران اجازه انجام کار را بدهند. در چابک، رهبران تیم ها دیدگاه مشترکی را ارائه می دهند و اعضای تیم را هنگام تحقق اهداف پشتیبانی می کنند. توانایی اعضای تیم برای برقراری ارتباط هنگام کار در پروژه ها، به اطمینان از سرعت و پاسخگویی به نیازهای مشتری کمک می کند. با فشار ایجاد شده بر پروژه ها توسط کرونا، در بسیاری از پروژه ها و کارها برای اجرای سریعتر از حد معمول ، این نوع روش منطقی است.
اما چگونه چابک با شرایط دورکاری می تواند مرتبط باشد؟ یک ویژگی اصلی چابک اعضای تیم است که می توانند با روابط محکم و تعامل رو در رو بهره وری زیادی در کنار یکدیگر باشند. اگرچه ممکن است این کار با توجه به اینکه بیشتر افراد در خانه کار میکنند غیرممکن به نظر برسد، اما هنوز هم قابل دستیابی است. Howard Sublett مدیر عامل شرکت و مدیر ارشد محصولات Scrum Alliance ، سازمانی متشکل از 1.2 میلیون عضو که با استفاده از رویکردهای چابک، از جمله Scrum، محصولاتی را ایجاد می کنند، به تیم ها توصیه می کند هنگام کار با یکدیگر ارتباط صوتی و تصویری خود را روشن نگه دارند. او می گوید همه باید متمرکز شوند تا روی کار تیم تمرکز کنند. با تلاش و تعهد و با استفاده از ارتباطات مجازی بسیار خوب کار می کنند.
وقتی همه اعضای یک تیم دور کار باشند، در واقع می تواند به تعاملات بهتر کمک کند. در شرایطی که اکثریت اعضا در یک اتاق کنفرانس هستند و بقیه از راه دور در حال صحبت هستند، اختلاف در حضور افراد می تواند مانع انجام درست کار شود چرا که افراد حاضر در اتاق امتیاز بیشتری برای تعامل دارند و این شرایط مساوی بین افراد می تواند به آنها در پیشبرد اهداف کمک کند
علاوه بر نکات بالا چابک را با روشهای زیر در نظر بگیرید:
۱ – کارهای خود را زمانبندی کنید
حداکثر زمان مشخصی را تعیین کنید که در آن شما کارهای اصلی را انجام می دهید. قبلاً این را شنیده اید، “کار به اندازه زمان موجود کش پیدا میکند” .تعیین زمان به شما کمک می کند تا هیچ کاری بیشتر از آنچه که باید طول نکشد و کارها را بر اساس اولویت آنها مرتب کنید.
۲ – بازرسی و انطباق
دائماً کار خود را از نظر کیفیت بازرسی کنید و متناسب با آن برنامه ریزی کنید. با یک عضو تیم هماهنگ شوید تا بر نتیجه کار شما نظارت کند و در صورت لزوم اصلاحات دوره ای را انجام دهید.در این نوع بازخورد و بهبود مداوم، مشتریان – اعم از داخلی و خارجی – اطمینان حاصل می کنند حتی اگر شرایط به طور مداوم در حال تغییر باشد، پاسخ مناسب به نیاز خود را دریافت می کنند.
۳ – مکث کنید و یاد بگیرید
چابک در شما نیاز به مرور و گذشته نگری را تقویت می کند. تیم ها به جای اینکه یک کار را علامت بزنند و به سرعت به کار بعدی خود بپردازند، به مرور گذشته، تفکر و اطمینان از اینکه به صورت مداوم یادگیری دارند و خود را با شرایط تنظیم میکنند، توصیه می شوند. این نوع ارزیابی و سازگاری هم سطح به ویژه در این بحران بسیار حیاتی است که به نظر می رسد هیچ چیز قابل پیش بینی نیست.
۴ – یک رویکرد ساده و منظم داشته باشید
چابک تیم ها را قادر می سازد تا بارها و بارها تصمیم بعدی خود را درست اتخاذ کنند. اوضاع به راحتی میتواند طاقت فرسا شود. یک راه حل تهیه لیستی از تمام کارهایی است که باید انجام شود، کار ها را اولویت بندی کنید و در هر زمان فقط یکی از آنها را انجام دهید. اگرچه این ساده انگارانه به نظر می رسد، اما پاسخی هوشمندانه به نیاز ما برای احساس کنترل است. Sublett می گوید: “یک لیست ساده و مرتب می تواند احساس آرامش و شفافیت را ایجاد کند.”
چابک می تواند به ما در موفقیت در کارها در شرایط کرونا کمک کند. این امر خصوصاً زمانی مهمتر می شود زیرا جهان دیگر مبتنی بر کار انفرادی نیست و ذهنیت چابک تیم ها را در آغوش می کشد. شرایط فعلی ما نیازمند پاسخ آرام به پیچیدگی است و چابک ما را قادر می سازد تا در برابر شرایط نامطمئن بهترین باشیم.