در این مطلب به زوایا و نکاتی که باید در فرایند جذب یک نیروی انسانی به آن توجه کرد بیان شده است.
اولین اقدامی که پس از احساس نیاز به یک متخصص در سازمان انجام میشود درج یک آگهی استخدام است! که معمولا علاوه بر اطلاعات تخصصی شغل مورد نظر، حاوی برخی از عناوین زیر است.
- روابط عمومی بالا و خوش برخورد
- داری روحیه تیمی و همکاری با اعضای تیم
- دارای انگیزه و انرژی بالا
- با پشتکار و انعطاف پذیر
- دارای ذهن خلاق و نو آفرین
- دقت بسیار بالا، منظم و سریع و متعهد
- پیگیر، سخت کوش و مسئولیت پذیر
- ……
عناوینی کلی و بی فایده. به طور مثال کسی نمیگوید که من انگیزه کار ندارم و یا سخت کوش نیستم و از مسئولیت شانه خالی خواهم کرد، پس بنابراین رزومه ارسال نخواهم کرد!
گام بعدی پس از دریافت کوهی از رزومه ها و صرف زمانی زیاد برای مطالعه و گزینش موارد مورد نظر، تعیین یک زمان مصاحبه برای متقاضی و برگزاری جلسه مصاحبه است.در جلسه مصاحبه انواع و اقسام سوالات عجیب و غریب از متقاضی پرسیده میشود.
به غیر از سوالات تخصصی، سوالاتی با موضوعیت رفتارشناسی و روانشناسی میپرسیم بدون آنکه دلیل خاصی برای آنها داشته باشیم و یا حتی توانایی تحلیل پاسخ آن را داشته باشیم.
به عنوان نمونه
- ۵ سال آینده خود را چگونه تصور می کنید؟
- اگر در تیم شما مشکلی رخ دهد آن را چگونه برطرف می کنید؟
- اگر از شما درخواست اضافه کاری شد آیا می پذیرید؟
- اگر سیاستهای شرکت را قبول نداشته باشید، چکار میکنید؟
- …….
بسیاری از سوالات دیگر که پاسخ آنها ماهیت آینده دارد و معمولا پاسخ های که از طرف افراد داده میشود شبیه به هم هستند.
به طور معمول کسی نمیگوید که ۵ سال آینده با امروز فرقی ندارم و درجا خواهم زد! و یا اگر مشکلی در تیم پیش بیاید من نسبت به آن بی تفاوت خواهم بود و یا به آن دامن خواهم زد.
پس از صرف زمان زیادی برای انجام مصاحبه، برخی را احتمالا استخدام خواهیم کرد و با زمان آزمایشی مشخصی و این کار به صورت مداوم در تمامی ماه های سال در حال انجام است و مدیر مورد نظر همیشه در حال گلایه است که نیروی خوب پیدا نمی شود و عملا مصاحبه کردن و به دنبال نیرو گشتن تبدیل به یک کار دائمی شده است.
در اولین روز کاری فرد جدید، معمولا آن را در سازمان رها می کنیم! خودش باید به دنبال جای کارش باشد و یا به دنبال مدیر مستقیمش بگردد! اطلاعاتی در خصوص سازمان، فرآیندها، پروژه ها، اعضای تیمی که قرار است با او کار کنند و بسیاری از اطلاعات لازم را به او نمی دهیم و در عمل آن را در یک سردرگمی رها می کنیم. با اعضای تیم صحبتی در خصوص اینکه فردی جدید به ما خواهد پیوست نمی کنیم و عملا در روز اول اکثر افراد فکر میکنند که یک مهمان دارند تا یک همکاری که قرار است ماه ها با او همکاری کنند.
اینگونه میشود که معمولا افراد پس از دوره آزمایشی محل کار خود را ترک می کنند و یا مدیران فکر میکنند فرد مناسبی را انتخاب نکرده اند و این چرخه هنوز ادامه دارد.
و اما چه باید کرد !؟
نخست به عنوان یک مدیر باید شناخت درستی از موقعیت شغلی که قصد استخدام برای آن را داریم داشته باشیم تا بتوانیم آن را به درستی به فردی که استخدام میکنیم انتقال دهیم.قبل ار درج آگهی باید برای آن موقعیت شغلی سندی آماده کرد که جزییات مشخصی دارد که نام آن را “شناسنامه شغلی” می نامیم.
ویژگی های شناسنامه شغلی
1 – عنوان
شغل مورد نظر باید دارای عنوانی مشخص و قابل درک برای سازمان و کارجو باشد و نباید از عناوینی کلی و نامفهوم استفاده کرد.
2 – شرح شغلی
باید برای شغل مورد نظر شرحی کوتاه تدوین شود به گونه ای که پس از خواندن آن بتوان درک کرد که سازمان از کارجو چه توقعی دارد و چگونه به موقعیت شغلی نگاه میکند و چه انتظاراتی دارد.
3 – نتایج فعالیت ها
باید مشخص نمود که انتظار داریم با فعالیت آن فرد تحت عنوان شغلی چه دستاوردی محقق شود
4 – انتظارات
انتظارات کیفیت انجام شرح شغل است.در زمان انجام مصاحبه این بخش باید به دقت به کارجو توضیح داده شود تا به خوبی شفاف شود که سازمان انتظار دارد این شغل با چه کیفیتی انجام گردد.این بخش بسیار مهم است و باید به دقت تدوین شود.
5 – ویژگی های شخصیتی
در این بخش مشخص کنید که کارجو برای این شغل باید دارای چه خصوصیت های اخلاقی،رفتاری،ظاهری … باشد.
6 – تیپ شخصیتی مناسب
در این بخش مشخص کنید که برای انجام این شغل بهتر است که افراد دارای چه تیپ شخصیتی باشند و بهتر می توانند در این شغل به فعالیت بپردازند.این بخش الزامی نیست اما در صورت تهیه می تواند بسیار کارآمد باشد.
7 – ورودی ها
هر شغلی برای انجام شدن نیاز دارد اطلاعاتی به آن وارد شود و یا منابعی در اختیار آن قرار داده شود.به عنوان یک مدیر باید بدانید که شغل مورد چه نیازهایی برای اجرا شدن دارد.
8 – خروجی ها
هر فردی در هر شغلی مسئول اجرای تعدادی از فرایندها است که پس از کار بر روی ورودی ها باید خروجی مشخصی را تولید نماید.مانند مستندات،سورس کد،گزارشات،قطعه ساخته شده و هر چیز دیگری که به عنوان خروجی از شغل مورد نظر انتظار دارید.
9 – مدیریت
باید مشخص کنیم که مدیر مربوط به آن فرد کیست و یا چه سمتی در سازمان است و بداند که به چه فردی در سازمان باید پاسخگو باشد.این گزینه بهتر از به یک یا دو مورد محدود باشد تا از سردرگمی فرد در پاسخگویی به مدیران مختلف بکاهد.
10 – ارزیابی عملکرد
برای خرید هر کالایی بارها قیمت ها و منابع مختلف را بررسی میکنیم تا اطمینان حاصل کنیم که بهترین انتخاب را با مبلغ پرداختی انجام داده ایم.پس چرا برای منابع انسانی از پیش ندانیم که حقوق پرداختی به کارکنان باید در ازای چگونه کارکردن باشد؟
برای شغل مورد نظر بهتر است که نحوه ارزیابی عملکرد فرد در آن شغل را از پیش تعیین نمایید.
11 – مهارت
در این بخش باید تخصص های مورد نیاز آن شغل را تعیین نمایید.به این نکته توجه کنید که فقط عناوینی را بنویسید که متقاضی باید حتما آنها را داشته باشد.به این معنی که در صورتی که حتی یکی از موارد ذکر شده را نداشته باشد امکان پذیرش فرد ممکن نیست.
-
مواردی هستند که در آن شغل باید بر اساس تخصص های ضروری انجام شوند، که از آن نتیجه فعالیت حاصل میشود و باید انتظارات را برآورده سازد.
در ادامه ۲ نمونه شناسنامه شغلی تدوین شده به اشتراک گذاشته شده است.
به این نکته توجه کنید که شما باید شخصا برای مشاغل خود و بر اساس نیازهای سازمان خودتان به تدوین شناسنامه شغلی بپردازید .
در مقاله بعدی در خصوص نحوه درج آگهی استخدام مطالبی را ارائه خواهم کرد.H
عالی بود