چرا P3.express؟
علی رغم وجود استانداردها و متدولوژی هایی مانند PRINCE2® و PMBOK® Guide، اکثر پروژه ها بصورت سنتی و بدون کمک سیستم مدیریت پروژه ساختار یافته اجرا می شوند. این مورد به این دلیل است که استانداردهای اساسی، گرچه ارزشمند هستند، اما برای پروژه های عادی بسیار پیچیده هستند.
تمام افرادی را که از اکسل استفاده می کنند تصور کنید. اگر اکسل را با یک زبان برنامه نویسی جایگزین کنید چه اتفاقی می افتد؟ اکثر افراد قادر به استفاده از آن نخواهند بود، حتی اگر یک زبان برنامه نویسی توانایی بیشتری نسبت به اکسل داشته باشد باز هم آن فرد بدون ابزار باقی خواهند ماند.
سیستم های اساسی مدیریت پروژه همه مانند زبان های برنامه نویسی هستند و آنچه مردم در پروژه ها بیشتر به آن نیاز دارند چیزی مانند اکسل است. P3.express ابزاری ساده است که اکثر مردم می توانند از آن استفاده کنند.
P3.express چگونه کار می کند؟
P3.express از یک سیستم دوره ای برای ساده و منظم بودن فعالیت ها استفاده می کند. چرخه های ماهانه، هفتگی و روزانه وجود دارد که هر یک بر روی یک جنبه از فعالیت های مدیریتی تمرکز دارند.
علاوه بر چرخه ها، یک گروه فعالیت شروع پروژه در ابتدا و یک گروه فعالیت برای بسته شدن پروژه در انتها وجود دارد.
سرانجام ، یک گروه فعالیت مدیریتی پس از پروژه وجود دارد. یک چرخه بعد از اتمام پروژه برای ارزیابی ارزش، اجرا می شود. علاوه بر فرآیند، 4 سند مدیریت و تعدادی نقش وجود دارد.
اصول
هر کاری که در یک پروژه P3.express انجام می شود باید از اصول جهانی پروژه ها (NUPP) پیروی کند. P3.express نیز بر منطبق با NUPP طراحی شده است.
سازمان پروژه
بسته به اندازه و پیچیدگی پروژه، یک تیم مدیریتی مسئول فعالیتهای مدیریت پروژه است که شامل یک یا چند نفر از اعضای تیم است. مدیر پروژه مسئول این تیم است و در خصوص پروژه پاسخگو است. به عنوان مثال این فرد در خصوص بودجه یا منابع به حامیان پروژه گزارش می دهد.
تیم توسعه به دو دسته داخلی و خارجی تقسیم میشوند. تیم داخلی اعضای سازمان شما هستند و تیم های خارجی همان تامین کنندگان با پیمانکاران شما می باشد و یک یا چند تیم توسعه در پروژه وجود دارد. هر تیم توسعه توسط یک رهبر (یکی از اعضای تیم) هدایت می شود، که به مدیر پروژه گزارش می دهد. هر تیم تولید خارجی (تأمین کنندگان) توسط یک مدیر پروژه تأمین کننده هدایت می شود که به مدیر پروژه گزارش می دهند.
اگر پروژه برای مشتری خارجی در حال انجام باشد، نقش مدیر پروژه مشتری نیز وجود خواهد داشت.
اسناد
موارد زیر اسنادی هستند که در P3.express تعریف شده اند:
- شرح پروژه (نمونه)
- طرح تحویل دادنی ها
- روش پیگیری (نمونه)
- روش احراز سلامت پروژه (نمونه)
میتوانید از نمونه های بالا استفاده کنید و یا بر اساس سازمان خود آنها را شخصی سازی کنید.
مهم است که با استفاده از یک سیستم مدیریت دانش امن که بتوانید دسترسی ها را کنترل کرده و از هر مکانی به اسناد دسترسی داشته باشید، اسناد خود را مدیریت نمایید. اگر شرکت شما چنین بستری ندارد، می توانید از یکی از راه حل های متن باز و آگاه از حریم خصوصی استفاده کنید:
اگر تیم با هم در یک محل مستقر نباشد، شما به یک بستر گپ تیمی نیز نیاز خواهید داشت. در زیر چند گزینه متن باز و آگاه از حریم خصوصی وجود دارد:
مهم است که بلافاصله ریسک ها ، مشکلات و درخواست های تغییر را ثبت و پیگیری کنید. بنابراین، شما باید از سیستمی استفاده کنید که بتواند سهولت در دسترسی و استفاده را به شما بدهد و امکان استفاده از طریق تلفن همراه را نیز به شما بدهد. اگر این امکان وجود ندارد، از یک نرمافزار شخصی برای ثبت آنها استفاده کنید و سپس آنها را در اسرع وقت به سیستم اداری خود منتقل کنید و اگر چنین سیستمی ندارید میتوانید از یکی از روش های زیر استفاده کنید.
تطبیق با سازمان
برای مطابقت بهتر آن با محیط خود می توانید در P3.express تغییراتی ایجاد کنید. با این حال مراقب باشید که هنگام انجام این کار به سازگاری داخلی سیستم آسیب نرسانید و سیستم خود را ساده نگه دارید. معمولاً بهتر است که با فرم اصلی P3.express شروع کنید و آن را به تدریج و در پاسخ به نیازهای خود تنظیم کنید و با بازبینی و تطبیق، آن را اصلاح کنید.
برنامه هایی برای آماده سازی مضامین مختلف برای P3.express در نظر گرفته شده است که هر یک از آنها سیستم P3.express عمومی را برای نوع خاصی از پروژه طراحی می کنند. موارد زیر تاکنون برنامه ریزی شده است:
- برای پروژه های ساختمانی
- برای پروژه های توسعه فناوری اطلاعات
- برای پروژه های اتحادیه اروپا
- برای پروژه های دانشگاه
- برای پروژه های ساخت فیلم
- برای پروژه های یک نفره
هر موضوع توسط حداقل 3 متخصص از حوزه و یک یا چند مجری از تیم اصلی توسعه P3.express توسعه داده شده است. اگر می خواهید به یکی از تیم های بالا بپیوندید، یا ایده ای برای یک موضوع جدید دارید، می توانید با info@p3.express تماس بگیرید.
چشم انداز
اگر پروژه شما برای استفاده داخلی باشد و مشتری خارجی و تأمین کننده خارجی نداشته باشید، فقط یک چشم انداز برای پروژه وجود دارد. در غیر این صورت، هر سازمانی که در این پروژه مشارکت داشته باشد دیدگاه خاص خود را خواهد داشت. همه چیز در P3.express باید از دیدگاه شما به پروژه دیده شود. به عنوان مثال، هنگامی که توجیه پروژه را در سند شرح پروژه توصیف می کنید، توجیه خود و نه مشتری خارجی را توصیف کنید. P3.express سیستمی نیست که توسط هر طرف درگیر در پروژه استفاده شود، بلکه سیستمی است که شما برای مدیریت پروژه در محدوده خود استفاده می کنید.
علاوه بر اسناد، هنگام تفکر درباره نقش ها نیز باید این چشم انداز را در نظر گرفت. شما ممکن است از دیدگاه خود “مدیر پروژه” باشید، در حالی که از نظر مشتری “مدیر پروژه تامین کننده” و از دیدگاه تأمین کننده “مدیر پروژه مشتری” در نظر گرفته می شوید.
تاریخچه
اولین نسخه P3.express در خرداد 1395 منتشر شد و به دنبال آن دو نسخه جزئی در 1397 و 1399 منتشر شد. پیش نویس نسخه دوم P3.express در اسفند 1399 منتشر شده است. در حال حاضر برای نظرات عمومی آزاد است. نسخه نهایی آن در اردیبهشت 1400 منتشر می شود.