شرکت و یا تیمی را تصور کنید که به تعداد 10 نفر کارمند دارد. .اگر هر کدام از افراد بخواهند بهصورت دستی و بدون استفاده از نرمافزارهای مدیریت پروژه، گزارش کار و عملکرد روزانه خود را ارائه کنند، زمان مصرفی برای هر فرد بهطور میانگین حداقل ۱۵ دقیقه خواهد بود تا گزارش خود را آماده کند.
حال تصور کنید که هر کارمند بهصورت میانگین ۴ میلیون تومان، با احتساب میانگین 25 روز کاری در هرماه، حقوق دریافت کند پس هر فرد در ماه 25*15=375 دقیقه و به عبارتی 6 ساعت در ماه زمان صرف تهیه گزارش عملکرد خود میکند.
از سوی دیگر، دستمزد ساعتی هر کارمند با توجه به حقوق ماهیانه فرد و ساعات کاری او بیست هزار تومان خواهد بود.
لطفاً به محاسبات زیر در صورت مدیریت سازمانی مبتنی بر روند مرسوم و سنتی توجه کنید:
25(روز) * 8 (ساعت) برابر است با 200 ساعت کار
4.000.000 (حقوق) / 200 (ساعت کار) برابر است با 20.000 (تومان حقوق هر ساعت)
6 (ساعت تهیه گزارش) * 20.000 (حقوق هر ساعت کار) برابر است با 120.000 (تومان هزینه فرد در ماه جهت تهیه گزارش)
10 (تعداد کارکنان) * 120.000 برابر است با 1.200.000 ( تومان صرفاً برای پیگیری کار انجامشده از سوی شرکت)
حال اگر یک مجموعه، گزارش کار را نه بهصورت روزانه بلکه بهصورت هفتگی یا ماهانه درخواست کند هزینههای اشارهشده بهمراتب بیشتری به زمان تهیه گزارش اضافه میشود که نتیجه آن کاهش شدید کیفیت و دقت در گزارش دهی خواهد بود .