1. تصمیم بگیرید که کدام کار ها را می توان از راه دور انجام داد
همه کارهای یک سازمان از راه دور قابل انجام نیست. در حالی که یک توسعه دهنده نرم افزار می تواند به راحتی از طریق لپ تاپ و اتصال به اینترنت وظایف خود را از خانه انجام دهد، یک راننده لیفتراک نمی تواند. بنابراین مهم است که از همان ابتدا بدانیم کدام نقش ها می توانند بدون مشکل از محل کار به منزل منتقل شوند و راه های ارتباطی آنها را تعیین و مشخص نمایید.
2. تعیین کنید که چه قوانین و سیاست های شرکت باید دنبال شود
لازم به توضیح است که اگرچه کارمندان دیگر در دفتر کار نمی کنند، ولی ممکن است قوانین، مقررات و سیاست ها همچنان اعمال شود. معمولاً کلیه قوانین استاندارد شرکت اعمال می شود. مطمئن باشید کارمندانتان بعد از آگاهی در این خصوص خوشحال خواهند شد.
برخی از سیاست هایی که ممکن است هنوز هم اعمال شوند
- منشور اخلاقی
- سیاست حضور و غیاب
- آیین نامه رفتار حرفه ای
- مرخصی استعلاجی
- خط مشی استفاده از تلفن همراه و شبکه های اجتماعی
- توافقنامه منع افشای اطلاعات
3. تدوین برنامه های کاری برای کارمندان دور کار
همراه با مدیران بخش ها، اهداف شرکت و برنامه های آتی را به قسمت های کوچک و قابل اندازه گیری تقسیم کنید. مدیران هر بخش موظف هستند برنامه های تعیین شده را به اعضای گروه خود اعلام کرده و از درک کامل آن توسط کارمندان اطمینان حاصل کنند. مدیران واحد ها مسئول پیگیری و دستیابی به اهداف تعیین شده هستند.
این برنامه های کاری همچنین به تعیین ابزارهایی که کارمندان برای انجام کار خود از خانه نیاز دارند کمک خواهد کرد. کارمندان دورکار برای انجام وظایف فردی خود از خانه و همچنین همکاری با همکاران، برقراری ارتباط با مدیران و به طور کلی احساس عضویت در یک تیم به فناوری و نرم افزار مناسب نیاز دارند.
- تیم من به چه نرم افزاری نیاز دارد؟
- آیا همه در خانه رایانه و اینترنت دارند؟ اگر نه ، پس چه؟
- چه پشتیبانی فنی می توانیم از کارکنان دارای مشکلات فنی ارائه دهیم؟
همچنین باید نحوه ارزیابی عملکرد را روشن و شفاف بیان کنید.در حالی که میخواهید ریز دقیق زمان های کاری افراد را داشته باشید به این نکته توجه کنید که این یک روش دقیق برای ارزیابی بهره وری نیست. تصمیم بگیرید که میزان پیشرفت کار چگونه اندازه گیری می شود (به طور مثال تعداد پروژه های انجام شده در یک هفته ، تعداد کلمات نوشته شده در مقاله، تعداد بسته به فروش رفته، تماس های تلفنی انجام شده و … ) هر نقش معیارهای خاص خود را دارد. از کارمندان خود دعوت کنید تا در جلسهای مشترک نظر آنها را در خصوص معیارها و روشهای ارزیابی عملکرد جویا شوید.
4- روشهای ارتباطی را مشخص کنید
کارمندی که دورکاری میکند برای موفقیت به شدت متکی به ارتباطات شفاف و روشن است. آنها باید بدانند که شما هر چند وقت یک بار می خواهید که حضور خود را اعلام کنند، از چه کانال هایی باید با دیگران همکاری کنند، چه زمانی در جلسات مجازی باید شرکت کنند و غیره.
- آنها چقدر سریع باید به ایمیل های همکاران و مشتریان پاسخ دهند؟
- جلسات حضوری چه زمانی برگزار می شود؟
- جلسات تیم چه زمانی برگزار می شود؟
- روش ارائه نسخه دمو به مشتریان چگونه است؟
- آیا انتظار دارید که آنها 24/7 پاسخگو باشند؟
- آنها چگونه نتیجه فعالیت های خود را به صورت روزانه با دیگر افراد به اشتراک میگذارند؟
- به چه روشی باید مشکلات فنی را گزارش کنند؟
با داشتن دستورالعمل های ارتباطی، می توانید نرم افزار مناسب را انتخاب کنید. طیف گسترده ای از نرم افزارها برای میزبانی جلسات مجازی، ارتباطی، مدیریت پروژه در دسترس است و میتوانید به راحتی از آنها استفاده کنید.
5- در مورد مزایا ، بیمه و مسئولیت به طور واضح صحبت کنید
حتی اگر کارمند شما در دفتر شرکت کار نمی کند، همچنان باید ایمنی و سلامت او برای شما مهم باشد. روش شما برای پوشش خسارت ها و اتفاقاتی که برای کارمند دور کار شما ممکن است اتفاق بیفتد چگونه است؟
- چه تجهیزاتی بیمه هستند و یا مسئولیت آنها با شماست؟
- آیا کارمند همچنان تحت پوشش بیمه کاری و یا تامین اجتماعی هست؟
- در صورت آسیب دیدگی، تحت چه شرایطی شرکت مسئول خواهد بود؟
6. ملاحظات امنیتی را تعیین کنید و شفاف توضیح دهید
در حالی که کارمندان شما از خانه کار می کنند، بسیار مهم است که در خصوص محافظت از اطلاعات محرمانه و حساس شرکت، اهمیت این موضوع به آنها یادآوری شود. این مورد قبلاً در قرارداد منع افشای اطلاعات (NDA) توسط کارمندان امضا شده است، اما جای تأکید دارد.
هر کارمند شما برای اتصال به شبکه شرکت احتمالاً به یک VPN نیاز دارد. شبکه های خصوصی مجازی ارتباط با شبکه شرکت را ایمن تر می کنند. این یک اقدام امنیتی مهم است که اگر برای شما مقدور هست حتما آن را انجام دهید. در دستورالعمل دورکاری بر این موضوع تاکید کنید.
با توجه به داشتن نیروی دورکار، امنیت سرورها و اطلاعات خود را به روز کنید. یکی از اصلی ترین چالش ها در خصوص داشتن نیروی دورکار این است که نمی توانید در خصوص امنیت سیستم و عدم دسترسی غیر مجاز به تجهیزات آنها مطمئن باشید. نرم افزارهای مورد نیاز آنها را مشخص کنید و به آنها آموزش کافی در خصوص استفاده از آنها را بدهید.
7. صحبت در خصوص حقوق و دستمزد
اگر دورکاری کارمندانتان باعث ایجاد تغییر در حقوق و دستمزدشان میشود باید به آنها با طور کامل و شفاف توضیح دهید.
درباره نحوه پرداخت حقوق کاملا توضیح دهید و اینکه می توانند هزینه چه موارد دیگری را از شما مطالبه کنند. به طور مثال اگر در شرکت تهیه نهار بر عهده شما بوده است، در زمان دورکاری به چه صورت خواهد بود.