در زیر برخی از ویژگی های استاندارد برای یک نرم افزار مدیریت دانش آمده است:
یکپارچهکردن
نرم افزار مدیریت دانش باید قابلیت یکپارچگی با سیستم های دیگر مانند CRM، مرکز خدمات، وب سایتهای شرکت، سیستم عاملهای شبکههای اجتماعی و غیره را داشته باشد.
جستوجو
این ویژگی در یک ابزار مدیریت دانش به پیدا کردن محتوای مورد نیاز کاربران بر اساس کلمات کلیدی جستجو شده کمک میکند. همچنین کمک میکند تا دسترسی سریعتری به محتوای مورد نظر داشته باشید.
تدوین محتوا
نرم افزار مدیریت دانش باید روند تولید دانش را ساده کند. این تدوین باید پیوسته از منابع داخلی و خارجی باشد که به راحتی در دسترس قرار بگیرد.
توزیع دانش
دانش اگر توزیع نشود، هیچ ارزشی ندارد. نرم افزار مدیریت دانش توزیع محتوا را از طریق ایمیل، اعلانها و غیره امکانپذیر میکند.
طبقه بندی اطلاعات
اطلاعات را باید بتوان به سرعت و به درستی طبقه بندی کرد تا یافتن آن برای کاربران آسانتر باشد.
محرمانگی
همه کاربران فعال، چه داخلی و چه خارجی، در نرم افزار مدیریت دانش جایگاه شغلی برابری ندارند یا لزومی ندارد به تمام محتوای موجود دسترسی داشته باشند. این نرم افزار باید تعیین دسترسی برای کاربران را بر اساس موقعیت و شرایط آنها فراهم کند.
داشبورد
وجود داشبورد از دیگر ویژگیهای نرم افزار است که فضای لازم برای دریافت اطلاعات در یک نگاه را فراهم میکند.
گزارش ها
گزارش به تصمیم گیری آگاهانه کمک میکند. برای مثال در بخش سوالات متداول، اگر میخواهید بفهمید کدام پرسش توسط مشتریان شما بسیار جستجو شده است، گزارشها میتوانند این اطلاعات را دراختیار شما قرار دهند.
مقیاس پذیری
کسب و کار شما با گذشت زمان رشد می کند و یک ابزار قدیمی نمی تواند نیاز شما را به درستی برآورده سازد. نرم افزار مدیریت دانش باید به اندازه کافی مقیاس پذیر باشد تا بتواند نیازهای سازمان و تجارت شما را در طولانی مدت برآورده کند.