نوشته: هدی صادقی زمان مورد نیاز برای مطالعه: 15 دقیقه
این نوشته چند ستاره دارد؟
7
از آشنایی دوباره با شما خوشبختم! چرا؟ چون شیفته سازماندهی امور فردی هستید و مراقبید تا استانداردهای لازم برای راهاندازی یک پروژه مناسب را در نظر بگیرید. شما در حالی مدیریت سازمان خود را بر عهده دارید که فقط کافی است با پنجاه اصطلاح برای مدیریت پروژه آشنا شوید و برای ادامه پروژههای کلان چالشبرانگیزتری را در کنار تیم دلخواهتان انتخاب کنید.
بله البته که مرد عمل بودهاید و هر جا لازم بوده از مهارتهای سخت برای مدیریت پروژه به بهترین شکل ممکن بهره بردهاید اما شاید وقت آن رسیده تا کمی هم در مورد قابلیتهای یک مدیر برای اعضای هیئتمدیره و حتی تازهکارها حرف بزنید و چراغ راهشان باشید. احتمالاً جلسات هیئتمدیره اخیر کمی خستهکننده به نظر برسند و نیاز دارید حال آنها را بهتر کنید!
کمی به خودتان استراحت بدهید و همزمان که ماگ نوشیدنیتان را در دست دارید، با اصطلاحات پرکاربرد مدیریت پروژه بیشتر آشنا شوید. این مقاله قرار است ازجمله سادهترین منابع شما و همکارانتان باشد.
یک تعریف ساده، یک مرور کوتاه
همین ابتدای کار شاید بد نباشد با مفهوم مدیریت پروژه بهتر آشنا شویم. این مفهوم میخواهد چه بگوید؟ سؤال بهجایی است! بهکارگیری استراتژیها، مهارتها و ابزارها برای رسیدن به یک هدف خاص؛ این هدف خاص را اهالی فن « پروژه» تعریف میکنند.
هر پروژهای با این فکر متولد میشود و لازم است تا برنامهریزی درستی برای سروشکل گرفتن این فکر انجام شود، چارچوب مشخصی داشته باشد، قابلاجرا و مدیریت باشد، بتوان آن را پیگیری، کامل و درنهایت برای رسیدن به نتیجه دلخواه، ارزیابی و محاسبه کرد.
هر مدیر پروژهای مثل شما باید همه این جنبهها را در نظر داشته باشد و در کنار آن، کارهای فردی اعضای تیم، تایم لاین، بودجه، دامنه کار و منابع موردنیاز را هم در نظر بگیرد.
پنجاه اصطلاح برای مدیریت پروژه
در ادامه قصد دارم حتی برای یادآوری هم که باشد، به ترتیب حروف الفبا این پنجاه اصطلاح را بیشتر معرفی کنم. ترتیب این حروف بر اساس الفبای انگلیسی است.
اجایل Agile
کار سریع؛ طوری طراحی شده است تا با تغییرات فوری سازگاری داشته باشد. تیمی که با اجایل کار میکند اغلب کوچک است و وظایف تعیینشده را در اسپرینت های کوتاه انجام میدهد. فرایندهای کاری طولانی یا سدهای کند کننده در چنین مدلی وجود ندارد.
بک لاگ Backlog
بک لاگ را فهرست کاملی از وظایف تعریف میکنند که کل پروژه را تشکیل میدهد. کارها و نتایجی که باید تحویل داده شوند سازماندهی میشوند که باید در یک چارچوب اولویتدار انجام شوند.
خط اصلی Baseline
خط اصلی همان طرح اصلی یا برآورد مدتزمان، بودجه، اهداف و مقیاس پروژه است. خط اصلی را درواقع روش پیگیری مهمی برای مقایسه پیشرفت کار در برابر اصلاحات انجام پروژه در نظر میگیرند.
مانع Blocker
از کلمه میتوان به معنا رسید؛ یا مانع است یا سرعتگیر! بهتر است پیش از برخورد با این مانع، که از گرفتاریهای مالی و بودجهبندی شروع میشود و تا پیچیدگیهای فنی ادامه پیدا میکند، بدانید چه زمانی ممکن است با آن برخورد کنید.
تنگنا Bottleneck
تنگنا و مانع هدفی جز کند کردن سرعت فرایند پیشرفت کار و ضربه زدن به ظرفیت مجموعه، از برنامه پروژه بگیر تا اعضای تیم، ندارد. این تنگنا میتواند پذیرش وظایف زیادی باشد که میتواند فشار سنگینی به بدنه سازمان و کارمندان وارد کند.
طوفان ذهنی Brainstorming
گردوخاکی که این طوفان برپا میکند تماشایی و اثرگذار است! از ابزار طوفان ذهنی برای رسیدن به فکرها و راهحلهای خلاقانه بهره میبرند. جلساتی که با این هدف برگزار میشود یکی یا انواع تکنیکهای طوفان فکری را در دل خود جای داده است. از بین پنجاه اصطلاح برای مدیریت پروژه ، این مفهوم بهخوبی میزان پویایی و مشارکت افراد در قالب یک تیم را نشان میدهد.
بودجه Budget
شما برای اجرای تازهترین پروژهتان چه میزان بودجه در نظر گرفتهاید؟ فراموش نکنید که هزینههای پروژه باید بهصورت عدد نهایی بخشهای موردنظر برآورد شوند؛ فازها، وظایف، هزینههای اجرایی، دستمزد کارمندان و سایر ابزارها و خدمات موردنیاز.
موردمطالعه Case Study
موارد مطالعاتی همان منابعی هستند که روی موارد کاربرد و رویکردهای متفاوت برای مدیریت پروژه تمرکز دارند. این مطالعات معمولاً پژوهشی هستند و کمک مؤثری به فرایند تصمیمگیری میکنند.
مدیریت تغییر Change Management
بر کسی پوشیده نیست که جهان، جهان تغییر است. آنهم نه تغییرات پیشبینیشدهای که بلافاصله اتفاق میافتد بلکه تغییرات عصر مدرن چنان پرشتاب و غیرمنتظره است که دنیای کسبوکار را بیش از جنبههای دیگر زندگی تحت تأثیر قرار داده.
اینکه بتوانید تغییرات پیشآمده یا انجامشده در سازمان، تیم یا پروژه را به روش درستی مدیریت و کنترل کنید نمایش خوبی از توانایی شما برای مدیریت تغییر است و ازجمله پنجاه اصطلاح برای مدیریت پروژه بهحساب میآید که نشان میدهد مهارتهای نرم شما برای مدیریت در چه سطحی قرار دارد.
برنامه احتمالی Contingency Plan
این نوع طرح شامل برنامه پشتیبانی فوری است که با جزئیات طراحی شده. هدف از در نظر گرفتن چنین طرحهایی این است که بتوانید هرگونه آشفتگی یا گرفتاری بلند یا کوتاهمدت پیشآمده در فرایند انجام پروژه را بهدرستی مدیریت کنید.
داشبورد Dashboard
داشبوردها را ابزارهای دیجیتالی میدانیم که بهخوبی از پروژه و تیم پشتیبانی میکنند و از عهده مدیریت تسک ها بهخوبی برمیآیند. این ابزار درواقع یک هاب (مرکز) از اطلاعات سازماندهی شده، اعضای تیم و ارتباطات آنلاین هستند و امکان دسترسی همزمان همه اعضا در آن وجود دارد.
روش مسیر بحرانی Critical Path Method
این مدل مدیریتی جذاب با مخفف CPM تکنیکی است برای زمانبندی مرحلهبهمرحله پروژه. الگوریتم پیاده شده در این روش بر اساس تنظیم مدتزمان مصرفی برای هر کار و اولویتبندی تسک های وابسته و غیر وابسته است.
موارد قابل تحویل deliverable
هر پروژهای برای خود یک یا چند مورد قابل تحویل دارد که درواقع همان نتایج ارائهشده در طول یا پایان پروژه بهحساب میآید. این موارد( خروجیها)، محصولات/ خدماتی مثل گزارشها، بهروزرسانیهای خدماتی، مصالح بازاریابی یا کالاها هستند.
برنامه احتمالی Contingency Plan
این نوع طرح شامل برنامه پشتیبانی فوری است که با جزئیات طراحی شده. هدف از در نظر گرفتن چنین طرحهایی این است که بتوانید هرگونه آشفتگی یا گرفتاری بلند یا کوتاهمدت پیشآمده در فرایند انجام پروژه را بهدرستی مدیریت کنید.
مدیریت ارزش کسبشده EVM
Earned Value Management یا همان مدیریت ارزش کسبشده ازجمله ابزارهای کاربردی برای ارزیابی عملکرد تیم و پیشرفت پروژه است. دامنه، زمان و هزینه سه اصل مهم برای بررسی EVM است.
پیگیری سریع Fast Tracking
این استاندارد برای افزایش سرعت پیشرفت پروژه و کم کردن مدتزمان انجام آن استفاده میشود. انجام همزمان چند کار یا حذف تسک های غیرضروری هدف و ویژگی پیگیری سریع است.
نمودار گانت Gantt Chart
از این نمودار برای زمانبندی کارهای پروژه با نمایش دو میله Y ( ارزیابی فعالیتها) و میله X ( زمان) استفاده میکنند. هر مدیر کارآمدی تأیید میکند که نمودار گانت ازجمله پنجاه اصطلاح برای مدیریت پروژه است که بهخوبی با وجود آن میتوانید مدتزمان انجام هر فعالیت را اندازه بگیرید.
مدیریت مسئله Issue Management
برای مشاهده و حل مسائل از این روش مدیریتی بهره میبرند. مراحلی که برای حل مسئله لازم است رعایت کنید شامل شناسایی و تعریف مسئله، ارزیابی و اولویتبندی، تعیین استراتژی، پاسخ به مسئله و مشاهده نتایج میشود.
نشست اول Kickoff Meeting
ازجمله مهمترین اقدامات اولیه برای شروع هر پروژهای، اولین جلسه است که با حضور ذینفعان و اعضای تیم برگزار میشود.
گزارش جلسه Meeting Minutes
جزئیات هر نشست که شامل نکات مهم و مراحل بعدی میشود لازم است تا در این گزارش نوشته شود.
نقطه عطف Milestone
نکات کلیدی درواقع قسمتهای مهم هر پروژه بهحساب میآیند با شناسایی آنها میتوانید از روند پیشرفت پروژه و همچنین اتفاقات ارزشمند که مناسب پاسداشت هستند باخبر شوید.
مأموریت بحرانی Mission Critical
هر فاکتور مهم برای رسیدن به موفقیت پروژه یا هدایت درست آن جزو این مأموریت حساب میشود.
نمودار پرت PERT Chart
این نمودار معروف است به تکنیک بازبینی و ارزیابی برنامه که ابزاری برای سازماندهی آسانکارها بهحساب میآید.
تهیه و تدارک Procurement
لازم به گفتن نیست که هر پروژهای یک سری نیازمندیها دارد که شامل کالاها، خدمات و تأمین آنها میشود.
محدودیتهای پروژه Project Constraints
هر مانعی که در مسیر موفقیت پروژه قرار میگیرد ازجمله انواع محدودیتهاست. این محدودیتها شامل دامنه کار، زمان انجام، بودجه و کیفیت مسائل پیشآمده هستند.
نرمافزار مدیریت پروژه هم مانند داشبورد که بالاتر برایتان نوشتم، همه جنبههای مدیریت پروژه را پوشش میدهد؛ از برنامهریزی بگیر تا گردآوری منابع و ارتباط بین ذینفعان و اعضای تیم.
مدیر پروژه Project Manager
مسئولیت تمامی بخشها و جنبههای پروژه با شماست! درصورتیکه که در کنار بهرهمندی از مهارتهای فنی که معروف هستند به مهارتهای سخت، مسلح به مهارتهای نرم یا مهارتهای ارتباطی برای مدیریت پروژهتان باشید باید عرض کنم که پرچم شما بالاست!
طرح پروژه Project Plan
پیش از اینکه آماده اجرای پروژه در کنار همتیمیهایتان شوید نیاز به مستندات تأییدشدهای دارید که شامل مقیاس کار، مدتزمان انجام و هزینه میشود و به عبارت بهتر دستورالعمل پروژه شما را تشکیل میدهد.
کنترل کیفیت Quality Control
این روش استاندارد درواقع راهکار تضمین محصول، خدمات یا پروژه است تا متناسب با کیفیت موردنظر سازمان سفارشدهنده یا مشتری ارائه شود.
نمودار RACI
این کلمه مخفف در زبان انگلیسی کلمات Responsible، پاسخدهنده Accountable، همفکری شده Consulted و اطلاعرسانی شده Informed را در خود جای داده است. در این نمودار هر مدیر پروژهای به تعیین نقشها و مسئولیتها برای ذینفعان و اعضای تیم میپردازد.
گزارش دادن Reporting
یک روش آشنا و مرسوم برای بررسی وضعیت، روند پیشرفت یا نتایج پروژه. این گزارش بیشتر مواقع در طول چرخه عمر پروژه تنظیم میشود و کمک میکند تا مدیریت درستی نسبت به انتظارات کار داشته باشید و نتایج بهدستآمده را با خط و طرح اصلی مقایسه کنید.
اختصاص منابع Resource Allocation
شما بهعنوان یک مدیر شایسته چطور منابع موردنیاز خود را برای مدیریت پروژه، شناسایی و هرکدام را برای هر مرحله از فرایند اختصاص میدهید؟ برای این کار چه مقدار بودجه در نظر میگیرید؟
منابع Resources
هر نوع مواد، هر فرد موردنیاز و هر سازمان موردنظری که بتواند در مسیر به نتیجه رسیدن پروژه نقش تأثیرگذاری داشته باشد، هرچند کوتاه و کوچک، بهعنوان منبع پروژه در نظر گرفته میشود.
مدیریت ریسک Risk Management
هر ریسک، کوچک و بزرگ، که به نحوی ممکن است بر پروژه اثر داشته باشد باید جستوجو، شناسایی، ارزیابی، پاسخ داده و در نهایت مدیریت شود. این ریسک میتواند شامل اختلال در خدمات یا اختصاص منابع بیشتر باشد.
کاهش ریسک Risk Mitigation
از این استراتژی، که جزوی از پنجاه اصطلاح برای مدیریت پروژه است، بهعنوان یک ابزار پیشبینی خطرات احتمالی و اثراتی که روی روند پروژه دارند استفاده میشود.
مالک ریسک Risk Owner
مسئولیت این شخص نظارت بر همه انواع ریسک، مدیریت ریسک و یافتن استراتژیهای کاهنده ریسک در فرایند مدیریت پروژه است.
مقیاس Scope
مقیاس موردنظر در مدیریت پروژه یعنی تعیین مرز برای همه جنبههای پروژه و شامل بودجه، زمانبندی، موارد ارائه، تسک ها، انتظارات و موارد دیگر میشود.
خزش محدوده Scope Creep
این اصطلاح معروف است به سندرم سینک آشپزخانه و زمانی اتفاق میافتد که مقیاس پروژه رشد غیرقابلکنترلی دارد و باعث میشود تا زمان و منابع بیشتری را ببلعد.
اسکرام Scrum
اسکرام هم مانند اجایل یک روش برای کار فوری با اسپرینت های کوتاه است. در این روش تیمهای کوچک باید تمرکز اصلی را روی بهبود تحویل پروژه بگذارند و همزمان، رهبر تیم هم موانع را حذف کند.
اسلک Slack
اسلک یا شناوری float حداکثر زمان تأخیر در انجام یک پروژه است که بر زمانبندی پروژه تأثیر میگذارد. تسک هایی که اسلک صفر دارند بهتر است پیش از کارهای دیگر و با انعطاف بیشتری انجام شوند.
اسپرینت Sprint
در هردو روش مدیریت پروژه اسکرام و اجایل تیمها در یک چرخه پایدار با اسپرینت های کوتاه کار میکنند. منظور از این اسپرینت مدتزمان از پیش تعیینشدهای است که هر جزء این چرخه در آن بازه تکمیل میشود.
ذینفعان Stakeholders
هر فرد، هر تیم یا سازمانی که بر خروجی یا جنبهای از آن اثر داشته باشد یکی از پنجاه اصطلاح برای مدیریت پروژه را تعریف میکند؛ ذینفعان. این فرد یا افراد باید بررسی شوند و مدیر در طول انجام پروژه با آنها مشورت کند.
گزارش وضعیت Status Report
این گزارش روند پیشرفت پروژه را بهصورت ثبت تاریخ چکیده میکند و در اصل بر اساس طرح اولیه پروژه است. با تنظیم این گزارش (ها) اطلاعرسانی به ذینفعان بهدرستی انجام میشود، باعث کاهش ریسک میشود و محدودیتها و موانع در چرخه انجام پروژه شناسایی و مدیریت میشوند.
تحلیل سوات SWOT Analysis
قسمت جذاب هر پروژهای شناسایی نقاط قوت، ضعف، فرصتها و تهدیدهای آن است. نقش شما بهعنوان یک مدیر قابل، ارزیابی هریک از این موارد است که هرکدام بهتنهایی فاکتورهای کلیدی پروژه برای درک بهتر ریسکهای احتمالی و فرصتهای آماده به دست آوردن هستند.
مدیریت وظیفه Task Management
برای داشتن ارتباط بهتر مدیریت با اعضای تیم، این اصطلاح در نظر گرفته شده است تا مدیر بتواند بر همه جنبههای یک وظیفه ( تسک) ، از زیر نظر گرفتن فعالیت تیمها روی یک خط مشخص تا سازماندهی جزئیات و زمانبندی تسک های فردی، نظارت داشته باشد.
جدول زمانی Timeline
که شامل یک ساختار زمانبندی مشخص با زمان شروع و زمان پایان انجام پروژه یا هر بخش از آن میشود. این آیتم معمولاً در داشبورد فعال است و هریک از اعضای تیم میتوانند با تنظیم آن، زمان اختصاصیافته برای انجام کار را مشخص کنند تا بر اساس آن، عملکرد و بازدهی خود را نیز بیشتر بشناسند.
مورد کاربری Use Case
موارد کاربری درواقع تمامی روشهایی هستند که کاربر نهایی end-user (مشتری) از یک محصول یا خدمات استفاده میکند و کمک میکند تا ذینفعان و اعضای تیم درک درستی از مقیاس و نیازمندیهای پروژه داشته باشند.
آبشار Waterfall
از میان انواع روشهای مدیریت پروژه، روش سنتی آبشار برخلاف طراحی پروژه با اجایل، یک ساختار ترتیب بندی شده با فازهای کاملاً سازماندهی شده دارد و اغلب برای پروژههای کلان و یا ثابت استفاده میشود.
ساختار شکست کار Work Breakdown Structure
این اصطلاح شامل تجزیه ساده و منظم پروژه به بخشهای سلسه مراتبی میشود که برای هریک، تسک های مشخصی هم تنظیمشده است. این اصطلاح بهصورت مخفف WBS هم شناخته شده است.
در دست اجرا Work In Progress
کارهای پروژه که در مرحله پیش تأیید قرار دارند ( اختصاص کارمند، مواد و منابع و سایر هزینههای تعیینشده) ولی یا تکمیلشدهاند یا تا حدودی کامل هستند با این اصطلاح تعریف میشوند. وقتی در مدیریت وظیفه چنین اصطلاحی استفاده میشود یعنی کار در حال انجام شدن است و بهزودی آن را تحویل میدهند.
پایانبخش
مدیریت یکی از نقشهای چالش پذیر در عصر حاضر است که اگر پذیرای آن هستید لازم است چشمانداز بهتری در مورد آن داشته باشید و اگر در حال حاضر بر صندلیاش نشستهاید شاید بهتر باشد هرچند مدت یکبار برای بهبود عملکرد و محک زدن خودتان، با پنجاه اصطلاح برای مدیریت پروژه بیشتر آشنا شوید. این اصطلاحات تنها بخشی از راهنمای یک مدیر جاهطلب است تا مسیر موفقیت و بهرهوری خود را با تمرکز و شناخت عمیقتری طی کند.
از شما میپرسیم؛ برای مدیریت پروژه کدام اصطلاح همچنان برای شما تازگی دارد و نیاز دارید بیشتر با آن آشنا شوید؟
من مینویسم. در کنار سفر، مهربانی، آشپزی و سکوت، از این هنر، برای معنا دادن به زندگی ام بهره میبرم. دایتیک برای من، یک سکوی پرش به مقصد تولید محتوای دانش محور است.
مطلب مفیدی برای شما بود ؟؟ پس به اشتراک بگذارید برای دوستانتان
سوفرولوژی هم مثل مدیتیشن، یوگا و تمرینهای تنفس اثری جادویی بر آرام شدن و تعادل سیستم عصبی فرد در محیط کار دارد و در کوتاه مدت میتوانید نتیجه خوبی از آن بگیرید.