بخش بسیار مهمی از کار یک PM تشخیص این است که هریک از اعضای تیمش دقیقاً چطور زمانشان را مدیریت میکنند و در این مورد همچنین با کارمندان و زیرمجموعه خود ارتباط لازم را برقرار کنند. صبر کنید! این به معنی آسودگی خیال شما، بهعنوان یک کارمند نیست. به همان اندازه هم اینکه هر فردی بداند زمان خود را چطور مدیریت کند اهمیت دارد.
استیون کاوی Steven Covey- نویسنده حوزه کسبوکار- با جمله « خوب بودن، دشمن عالی بودن است» خیلی هوشمندانه در مورد مدیریت زمان یک مدیر پروژه و کارمندانش حرف میزد.
اما فکر میکنید مسئله کجاست؟ مخصوصاً برای کارمند مدرن که بهسختی میتواند زمان خود را بهصورت بهینه مدیریت کند، مسئله، کارهای فوری هستند که کارهای مهم را دچار مشکل میکنند. آیا تابهحال اصل پارتو Pareto یا قانون 20/80 را پیاده کردهاید؟ اگر فکر میکنید لازم است، امتحانش کنید!
بنابراین قانون، قرار است به این پرسش پاسخ بدهیم که:
اگر زمان محدودی در روز در اختیار داشته باشم، چطور از آن برای مدیریت و انجام وظایف مهم خود استفاده میکنم؟
خصلتی که یک مدیر پروژه را موفق و کارآمد جلوه میدهد، احترام به « زمان» همتیمیهایش است. اینکه بتواند زبان بدن آنها را بخواند و ارتباط درستی با آنها و روشی که برای مدیریت کارهایشان انتخاب کردهاند، پیدا کند.
چگونه مهارت اولویتبندی را تقویت کنیم؟
یک- بدانید که زمان خود را کجا قرار است خرج کنید.
برایتان ساده نیست؟ میتوانید از ابزار زمانبندی ساده time tracking که کمک میکند از زمان مصرفیتان اطلاع داشته باشید استفاده کنید.
دو- اولویتهای شما در همین زمان دارند دنبال میشوند؟
همچنان مطمئن نیستید؟ جمله زیر را به خاطر بسپارید:
« آنچه اهمیت دارد، فوری است و آنچه فوری است، اهمیت دارد. »
شاید نیاز باشد برای اولویتبندی بهتر کارهایتان از نقشه ماتریس اهمیت و فوریت آیزنهاور Eisenhower’s famous prioritization matrix mapping که طرح معروفی هم هست استفاده کنید. در نقشه او ما شاهد سه آیتم هستیم؛ کارهای فوری، کارهای مهم، کارهایی که نه فوری هستند و نه مهم.